第一章 总 则

第一条 为进一步加强员工档案管理工作，实现员工档案管理标准化、规范化、科学化，不断提高员工档案管理工作水平，充分发挥员工档案在员工教育、管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关管理规定，结合我司实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的员工档案，是记述和反映员工个人经历、德才能绩等各方面情况，以员工个人为单位集中保存备查的真实的历史记录，是全面了解员工情况以及选拔、使用人才的重要依据。

第三条 员工档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，设立员工档案室，配备专职人员负责员工档案管理工作。档案室集中统一管理学院的员工档案，负责员工档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和转递工作，加强对员工档案工作的业务指导和监督，定期进行档案业务培训。

第四条 公司应高度重视员工档案工作，要制定相应的管理制度，明确主管领导，保证具体工作人员的稳定性。并将员工档案工作纳入单位工作计划和相关人员的职责范围，定期进行检查总结。

第二章 员工档案的收集

第五条 为使员工档案适应国家人事工作的需要，在校期间员工档案应不断充实内容，毕业时员工档案中应有以下材料：高中档案、《高等学校毕业生登记表》、《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（存根）、团员档案、党员档案、大学成绩单、相关奖励材料、相关处分材料、档案转递单。

第六条 辅导员在本科生新生报到2个月之内（11月之前）负责将本科生档案统一移交到档案室。移交时，必须办理交接手续，填写移交清单一式二份，经双方清点无误后签字、各执一份备查。

第七条 凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案归档、入库前，要使用统一和规范的员工档案袋。

第八条 员工档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸或学校规范表格，用黑色水笔书写，不能用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔、复写纸书写。

第九条 员工档案信息记载要准确、规范。在填写员工履历等表格时，员工姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第三章 员工档案的管理

第十条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，档案室要部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作。

第十一条 特殊情况员工的档案管理办法

（一）因病休学员工的档案应作非在校员工档案妥善保存，员工复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

（二）留级员工的档案，每学年在接到本科生院正式通知后，将其档案转到所留班级中，将原来班级的名字注销并说明原因。

（三）退学员工的档案，由员工本人凭离校手续清单和退学文件办理领取手续，由他人代办的，代办人要提供授权委托书和身份证原件方给予办理。

（四）员工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由员工档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。

第十二条 档案室要改进和完善员工档案管理的各项规章制度，抓好员工档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高员工档案管理工作水平，不断研究和改进员工档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第十三条 凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成员工档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第四章 员工档案的利用

第十四条 员工档案应在指定地点查阅，原则上不能带出档案室。

第十五条 从事员工教育与管理工作的学校有关部门和学院负责人、辅导员、班主任等相关人员，因工作需要可在档案室工作人员在场的情况下查阅员工档案，并按规定予以登记。

第十六条 校内其他有关人员因工作需要查阅员工档案的，须提供所在部门或单位出具的书面证明，到档案室查阅员工档案，并按规定予以登记。

第十七条 校外人员因工作需要查阅员工档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，到档案室查阅员工档案，并按规定予以登记。

第十八条 员工本人不得查阅个人档案。确有特殊原因需要复制有关本人档案证明材料，应当由员工本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学院主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。

第十九条 查阅或借用员工档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借阅者应对员工档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。

第二十条 档案室工作人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第五章 员工档案的转递

第二十一条 毕业生的档案转递，档案室根据就业信息打印转递档案材料通知单和转递档案地址，并通过邮局及时转递。毕业生档案的转递，按以下规定进行。

（一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案寄送至毕业生报到单位人事部门。

（二）考取外校研究生的毕业生，其档案寄送至录取院校。

（三）因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，其档案由档案室按规定寄送至生源所在地人事部门代管。

（四）毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到，如未收到，应及时向档案室反映。档案室应认真负责查询毕业生档案转递去向。

第二十二条 退学、肄业等员工在办理学籍变更手续前已形成的档案材料，所在学院要在员工离校前及时将其档案材料移交档案室。由教务部门在员工本人办理完离校手续后书面通知档案室其档案转递地址，由档案室按照有关规定及时转递。

第六章 附则

第二十三条 本办法由学院员工工作部门负责解释，自公布之日起施行。